Tổ chức lễ khởi công cũng giống như lễ động thổ , là một sự kiện vô cùng quan trọng của doanh nghiệp trong việc bắt đầu xây dựng công trình mới, hạng mục nào đó. Buổi lễ không chỉ mang mục đích cầu mong sự may mắn, suôn sẻ trong việc thi công mà còn thông báo cho mọi người sự có mặt của dự án, công trình đang sắp được xây dựng.
Mặc khác, lễ khởi công – động thổ còn góp phần thể hiện vị thế của chủ đầu tư trên thương trường. Vì vậy, để sự kiện diễn ra thật thành công trọn vẹn thì doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công, khởi công thật nhanh chóng và cụ thể. Việc lên kế hoạch chi tiết cho chương trình giúp bạn phân chia công việc cụ thể. Đồng thời tính toán được thời gian cho từng hoạt động phù hợp hơn. Dưới đây là bài viết hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công – động thổ chi tiếc nhất: 

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công – động thổ
1. Xin giấy phép tổ chức lễ khởi công – động thổ

Để sự kiện khởi công – động thổ diễn ra thuận lợi trong quá trình tổ chức cũng như quá trình xây dựng về sau. Lúc này, chủ doanh nghiệp, chủ đầu tư cần xin phép cơ quan chức năng để tổ chức lễ khởi công – động thổ.

2. Lên danh sách khách mời tham dự chương trình khởi công – động thổ

Trong bất kì sự kiện nào cũng vậy, đội ngũ khách mời là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên sự thành công của buổi lễ. Kế hoạch chỉ là ý tưởng, còn mỗi khách mời mới là người làm nên kết quả của ý tưởng đó. Trong buổi lễ khởi công – động thổ cũng vậy, đây là dịp để bạn tiếp cận những khách hàng tiềm năng. Do đó, cần lên danh sách khách mời thật chu đáo, cụ thể nhất là những vị khách mời quan trọng.
Sau khi lên xong, cần sắp xếp vị trí ngồi thật hợp lý để buổi lễ được diễn ra tốt đẹp.

Lên danh sách khách mời

3. Lên danh sách nhân sự cho buổi lễ khởi công – động thổ

Trong tất cả mọi việc, yếu tố con người luôn được đặt lên hàng đầu. Trong tổ chức lễ khởi công – động thổ cũng vậy, người quản lý cần lên danh sách và sắp xếp nguồn nhân lực sao cho phù hợp với chuyên môn của mỗi người.
Bạn cần nên cân nhắc số lượng nhân sự tham gia. Nếu lượng người quá đông sẽ dẫn đến việc rối rắm, khó sắp xếp trong khâu tổ chức. Hoặc nếu lượng người quá ít gây tổn thất chi phí cho doanh nghiệp khi thuê nguồn nhân lực ngoài. Vì vậy, yếu tố vừa đủ trong việc lên danh sách nhân sự đặc biệt quan trọng để chương trình được diễn ra trọn vẹn, hiệu quả nhất.
Ngoài danh sách nhân sự cho buổi lễ, người quản lý cũng cần nắm rõ danh sách khách mời đến tham dự. Sau đó, dự trù thêm một số hạng mục hay bố trí nguồn nhân lực sao cho phục vụ tốt nhất đối với khách mời.

4. Lên danh sách các công việc cần thực hiện trong buổi khởi công – động thổ

Khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công – động thổ, người quản lý giỏi cần tính toán và lấy giấy bút ra ghi lại tất cả các công việc cần thực hiện trong buổi lễ khởi công, động thổ. Từ đó, đánh giá xem việc nào quan trọng hơn, cần được chú trọng nhất. Việc nào quan trọng thì cần tập trung nhân lực và làm trước để đảm bảo hiệu quả.
Để có một chương trình chất lượng đòi hỏi khá nhiều yếu tố. Người quản lý cần tính toán ngân sách, nhân sự cũng như phân chia công việc phù hợp vớ nguồn nhân lực. Cần nắm bắt được thế mạnh của từng người mà phân chia công việc cho hợp lí.

Tiết mục cho buổi lễ

5. Thời gian cho các hạng mục

Thời gian là một yếu tố quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công – động thổ. Bởi muốn sự kiện được diễn ra tốt đẹp thì thời gian chuẩn bị phải càng nhiều. Tuy nhiên nếu công tác chuẩn bị cho sự kiện diễn ra quá lâu sẽ gây tốn kém không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Ngược lại, thời gian chuẩn bị quá ngắn dẫn đến những sai sót là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, cần phân bổ lượng thời gian hợp lý cho từng hạng mục.
Người quản lý cần nắm rõ thời gian hoàn thành từng hạng mục và ai là người chịu trách nhiệm cho hạng mục đó để tránh tình trạng chậm trễ trong quá trình tổ chức.

6. Đồ dùng cần thiết cho buổi lễ khởi công

Khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công  – động thổ không thể bỏ qua các công cụ hay đồ dùng cần thiết cho buổi lễ mà cần phải lên danh sách rõ ràng, phải đúng với kịch bản chuẩn bị. 
Vật dụng cần thiết cho buổi lễ khởi công – động thổ chính là phần “lễ”. Những khi chủ đầu tư, chủ công trình xúc cát đối với lễ khởi công, còn ấn nút đối với lễ động thổ để đánh dấu sự bắt đầu thi công công trình. Việc này cần thiết phải có các đạo cụ đi kèm như xẻng (nút ấn), hộc cát, bao tay,… Thực chất những vật dụng này không mang tính bảo hộ mà theo hình thức nhiều hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải chuẩn bị đầy đủ các thiết bị như bàn, ghế, nước cho khách mời, hoa tươi để bàn,… Để tránh xảy ra trường hợp thiếu sót, nhầm lẫn không mong muốn thì doanh nghiệp cần lên phải có kế hoạch chuẩn bị chu đáo và ưu tiên lên hàng đầu.

7. Kiểm tra tổng duyệt kế hoạch tổ chức lễ khởi công

Một việc mà người lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công – động thổ hay bỏ qua chính là bước kiểm tra tổng duyệt. Công việc này giúp  đảm bảo cho quá trình chuẩn bị và thực hiện lễ khởi công, động thổ thành công tốt đẹp. Trong bản kế hoạch tổ chức người quản lý cần phải tính tới ngày tổng duyệt tất cả các hạng mục sao cho phù hợp. Việc diễn ra tổng duyệt càng sớm càng tốt để doanh nghiệp chỉnh sửa các vấn đề sai phạm trong quá trình lên kế hoạch tổ chức.

Việc lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công, động thổ rất cần thiết cho doanh nghiệp. Nó giống như là “bộ khung” của quá trình tổ chức sự kiện. Các doanh nghiệp cần lên kế hoạch để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình tổ chức. Hy vọng những chia sẻ ở bài viết trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp khi lên một kế hoạch tổ chức lễ khởi công – động thổ. Góp phần tạo nên một buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp.
Còn nếu bạn còn gặp khó khăn trong việc tổ chức hay có nhu cầu tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với DUYENVIETmedia để được hỗ trợ.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện DUYENVIETmedia
Địa chỉ: D22, đường số 3, KDC Nông Thổ Sản, Q.Cái Răng, Tp. Cần Thơ.
Hotline: 02926.270.270

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *